決定版！これが７つの納期術

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仕事をする上で「納期を順守する」という事は、絶対的な事項であり一種の当たり前とも言える事だと思います。ただ、なかなか納期を守るって難しいんですよね。常日頃から意識付けしてても思うようにいかないケースも多々あります。特にシステム会社では、納期という言葉は日常会話の中で飛び交っています。今回は１０数年で学んだ僕なりの「納期術」を７点程ご紹介します！特に新入社員の方などにオススメできる内容なんじゃないかな、と思います。

作業前に全体を俯瞰する

納期という事は何らかの商品なり作業なりを命じられて、取り組んでいくと思われます。ここで大抵の人がしてしまう失敗は、全体像を把握しないまま作業を開始してしまう事です。
内容が少なければ問題が無いのですが、少しボリュームが多い仕事になると、全体像を最初に把握しないのは命取りです。「俯瞰的に」とは、遠くから眺めるという意味合いで、作業全体を一歩退いた状態でまず全体像を把握します。その後で、細かな単位に作業を区分けして対応していくのです。
こうする事で、今行っている作業が全体の何割くらいかというのを把握できるようになります。もちろん進み具合は適時チェックするのがベターです。

難しいものほど早めに

難易度が高い仕事だったり面倒くさい仕事だったりすると、先延ばししたいのが人情だと思います。特に自分が未経験の内容だったりすると、経験則が働かないので予定外の時間がかかってしまうかもしれません。ですので、難易度の高いものを優先して対応します。そうこうして「ああ、ここまでくれば何とかなるな」と思える所まで作業を進めてしまいます。
よく見受けられる失敗が、「先に簡単な作業を終わらして、難しい箇所は後で時間をとって一気に片付けよう」という考えです。これは危険です。危険な理由として２つあります。
１．簡単と思っていた作業に予想外に時間がかかってしまい、後々の時間が足りなくなる
２．難しい作業が実はとんでもなく難しく間に合わない

未知数の作業を先にする理由として、「予想外に難しい場合でも、早めに気づけばスケジュール調整が可能」という事です。
開始間近に気づいた場合はスケジュール調整の交渉も容易ですが、納期間近に初めて気づいてそこから調整しようとしても「何を今更」感が満載です。

俯瞰的に見るという内容にも似ていますが、難しいものは早めに対応し、「これなら大丈夫」という状態にしてしまいます。

簡単なものは焦らす

簡単にできる作業を依頼されたりした場合は、少し焦らします。決して意地悪をするとかそういう訳ではありません。人は依頼したものがすぐ手元に来たりすると「ああ、この作業は簡単なんだな」と思い込み、「簡単な作業だから、変更や追加も簡単だろう」と案に考えてしまいます。
勝手な思い込みで作業依頼が増えてしまうのは困ります。焦らすというのはこの点で、「簡単な作業でも、キチンと詳細を詰めましょう」という事です。

新しい事柄はこまめに

今までに無い新しい商材や取り組みを行う際は、こまめに情報を依頼者に伝えます。特に上司から依頼された場合は、雑談レベルでもいいので簡単な進捗や取り組みの感想を伝えておくべきです。例えば３ヶ月くらいかかる取り組みの場合、完成するのが３ヶ月目だからといってそれまで何も伝えないのは愚の骨頂です。自分にとって新しいと言う事は、依頼する側の上司にとっても新しい内容です。当然、「あの新しい商材はどうなっているんだろう？」と気になっています。ここで上司が痺れを切らして「どうなっているんだ！？」と聞かれるようではアウトです。上司が痺れを切らす前に、適時情報を伝えておくのが良いでしょう。何故ならば決して上手くいくばかりではありません。時にはうまく行かず進捗が思わしくない場合もあります。そんな時にも、難航している旨を伝えるだけでも上司の心象は結構違ってきます。何ならば別の手を考えるかもしれません。
上司も気になっている、と言う事を意識しておきましょう。

無理なものは無理

時には絶対に無理な納期を押し付けられる事もあります。誰が考えてもおかしい、理不尽な納期です。ここでプロ根性あふれる人は、この厳しい納期を徹夜や残業を繰り返して守ってしまいます。素晴らしいと思いますが、個人的にはこれは駄目だと思っています。若い頃は絶対に間に合わせてやる！と息巻いて間に合わせたこともありました。でも頑張って間に合わせた自分への見返りは「よりシビアになった納期の新しい案件」です。
要は、「なんだかんだ言って間に合ったんだから大丈夫なんでしょ？じゃあ次も大丈夫だよね」という判断が下される訳です。

・・・マジで意味がわかんないんですけど？？？と吠えたくなります。

結局は無理なものは無理なので、正直に「無理」と言い続けましょう。おそらく「うるさい！黙って間に合わせればいいんだ！！」と怒られます。でも、「無理」と訴え続けましょう。
そして肝心なのは、「無理に間に合わせない」事です。間に合わないので最終的には怒られます。でも、元々は無理を承知で仕事を振っているんですから上司も本当は間に合わなくても仕方ない事は分かっているはずです。そうやって失敗を学ばせることで、無茶な納期は無くなっていきます。但し、なんでもかんでも無理というと自身の評価が下がってしまうので、諸刃の剣である事は間違いないのですが・・・。

依頼者の真意を考える

依頼者側の気持ちを考える事は大事です。「明日にいる」と言われた場合、依頼した人が「何故明日必要なのか」を考えます。一言に「明日」と言っても、本当は「今日」欲しいけど、こちらに気を使って「明日」と言ってくれているのか、何も考えずに別に急いでいないけれどとりあえず「明日」と言っているのかで大きく違います。
もし前者のケースの場合、当日に渡してあげると凄く喜んでくれます。良い方に期待を裏切る訳です。もちろん、人によっては図に乗ってしまうタイプの人もいるので、使い方は難しい所もあるのですが、結構効果的です。
逆に何も考えずにとりあえず明日でとか言ってくるタイプの人には、たっぷり焦らしてあげるのがベターです。

上司を使う

上司が部下を使うの間違いでは？と思われるかもしれません。もちろん、上司は部下に指示を出して業務を遂行します。ここは間違いではありません。ただ、上司は部下が業務を遂行する為の障害を排除する為にいるのです。自分の作業で障害となっている箇所があるならば、適時上司に報告し、調整をしてもらったり交渉してもらったりするのです。その為に上司は自分たちより多い給料をもらっているんだ！と思って望むほうが良いです。「上司に尻拭いさせるなんて」という人もいますが、「それが上司の仕事」くらいに割り切って考えましょう。