EXCEL方眼紙からの卒業

一部の企業では未だにデファクトスタンダードな仕様書フォーマットとして、悪名名高い「EXCEL方眼紙」というものがあります。

かくいう僕自身もEXCEL方眼紙に依存していた一人でした。

というより、他に選択肢があるという事さえ考えないほどに常識レベルとして定着していたんです。

なので、EXCEL方眼紙が日本固有の文化だと知ったときには衝撃を受けました。

そして、常識レベルにまで昇華されていたEXCEL方眼紙からの卒業を決めたのです。。。

そもそも『EXCEL方眼紙』って何なのさ

EXCEL方眼紙とは、EXCELの列幅を縦幅と揃えることでワークシートを格子状のレイアウトにした状態の物です。まるで方眼紙に入力しているかのような操作性から非常に好まれて使われていた形式でした。

通常、文書を作成するのはWordの作業範囲なのですが、画像を貼った横にテキストを書くというと結構レイアウトが崩れたり、改ページがかかったりして面倒くさいと思える点が何点かあるんです。その辺りの作業効率はEXCEL方眼紙は申し分ない。マス目に沿って画像を貼り付けて、横のマス目に文字を入力できる。「あら？簡単じゃない」と思えるのです。

EXCEL方眼紙のメリット

昔々から好まれて使われていた、という事は当然それなりの理由があります。

僕自身が使っていた理由としては、こんな所でしょうか。

画像の貼り付けが楽ちん（Wordに比べて）
好きな場所に文字が入力できる
文字の段替えがマス目単位でできる
罫線を駆使してデザインが組める
シート単位で作成できる
なんとなく仕様書っぽい

EXCEL方眼紙のデメリット

まあ当然ながらデメリットも多々あります。

大体は印刷絡みが多いと思います。出力時にキー！となった方は大勢いるのではないでしょうか。

シート単位で印刷設定が必要なので１／２印刷とか面倒
変な改ページプレビューとかで、１枚だけレイアウトが違うとか多々ある
目次の作成が大変
入力した文字の検索が出来ない
変にセル結合とかしている場合は、コピペが出来ずに困る

EXCEL方眼紙をやめた理由

正直な所、僕自身そこまで嫌いでは無いんです。古き良き時代の先人の知恵として受け入れています。ただですね、数百ページある仕様書とかを作成していて、途中でページが増えたとかになると結構悲惨なんですよね。目次ページの作り直しとか。あとは印刷時に入力と印刷結果で文字が欠けていたりして、微調整が必要だったり。

そんな折りにWordで仕様書を作ってみたら、自動で目次は作れるし、アウトラインはとれるし、印刷はちゃんと印字されているしで結構目からウロコでした。もっと前から気づくべきでした。仕様書はEXCELじゃなきゃ駄目！という固定観念がどうも強すぎたようです。